Ecco perché la tua azienda può perdere 16 ore al mese per le telefonate dei clienti quando sei fuori ufficio se hai un vecchio Centralino Telefonico

Sei un imprenditore e tu e i tuoi colleghi o collaboratori siete spesso fuori ufficio ? Se tu e i tuoi colleghi lavorate spesso fuori ufficio e hai un vecchio centralino telefonico allora questo articolo fa al caso tuo.

Ti capita di ricevere chiamate dei clienti quando sei fuori ufficio e a volte vorresti passarla ai colleghi ? Prova ad immaginare cosa succede se ti chiama un cliente, rispondi al telefono e già capisci che non è una cosa che tu puoi risolvere. A quel punto non potendo passare la chiamata gli comunichi il numero di cellulare di Marco, il tuo collaboratore.

Anche Marco si trova fuori per fare assistenza a dei clienti. E’ già al telefono per lavoro, il cliente lo chiama e trova occupato. A quel punto il cliente aspetta e richiama e dopo un po’ gli risponde Marco. In quel momento però ha un lavoro importante da fare e non può dedicarsi al cliente. Gli dice di chiamare Francesco in ufficio.

Il cliente chiama Francesco e finalmente gli risponde, dandogli assistenza. Prova a pensare a quanto tempo ha perso il cliente e anche l’azienda per parlare con 2 persone. Considera almeno 5 minuti per cliente. Se fossero 10 clienti al giorno per gestire questa situazione sarebbero 50 minuti persi per l’azienda al giorno. In totale al mese sono 16 ore e 40 minuti al mese che l’azienda perde per gestire le telefonate.

Inizialmente hai pensato di dare ai tuoi colleghi una sim e un telefono cellulare pensando di risparmiare. In realtà non volendo hai perso 2 giorni di lavoro se ti succede una situazione come ti ho descritto.

Come puoi gestire al meglio le telefonate anche se ti trovi fuori ufficio ?

Ora proviamo ad immaginare una situazione ideale e come dovrebbe essere per ridurre al minimo i tempi di gestione. Ora proviamo ad immaginare due scenari.

Nel primo caso Il cliente chiama il numero dell’ufficio perché gli è stato detto di utilizzare solo quel numero. Chiama in azienda e chiede per un’assistenza. La ragazza che ha risposto alla chiamata prova a chiamare Marco. Lui è impegnato e la passa a Francesco. A questo punto Francesco gestisce al meglio l’assistenza e risponde al cliente.

Quanto ha perso l’azienda nella gestione della telefonata ? Probabilmente circa un minuto. L’azienda ha risparmiato l’80% del tempo nel gestire la telefonata.

Nel secondo caso il cliente conosce il sito dell’azienda. Si reca nella pagina contatti, vede i ragazzi del reparto di assistenza e chiama direttamente la persona che vede libera. Quanto tempo ha perso in questo caso l’azienda nel gestire il cliente? Zero in questo caso

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