Ecco come uno studio professionale ha gestito le telefonate senza la sua segretaria

Un giorno mi chiama Francesca titolare di uno studio professionale preoccupata perché da li a breve sarebbe dovuta andare via una sua dipendente. Mi racconta infatti che la ragazza oltre a gestire le pratiche dello studio risponde anche alle chiamate dei clienti.

Francesca non sa come fare.. Infatti lei e la sua socia spesso sono fuori ufficio. Senza la ragazza non c’e nessuno in ufficio e i clienti hanno bisogno di assistenza.

Quindi la sua prima esigenza è quella di rispondere ai clienti anche quando sono in giro fuori ufficio ma non vogliono lasciare il loro numero di cellulare.

3 ragioni per non lasciare il numero di cellulare ai clienti

La prima cosa che gli viene in mente è lasciare il numero di cellulare a tutti i clienti. Ma poi subito dopo si accorge che non risolve la situazione, anzi… Ci sono principalmente 3 ragioni per non lasciare il numero di cellulari ai clienti:

  1. La prima ragione è che sei continuamente interrotto dalle chiamate. Per Francesca è un problema perché è spesso impegnata in riunioni e non riuscirebbe a rispondere ai clienti.
  2. Perdi tempo a gestire le telefonate. Prova a pensare cosa succede quando il cliente ha urgenza e ti chiama ma tu non puoi rispondergli perché la pratica l’ha seguita il tuo socio o collega. Devi lasciargli il suo numero o richiamarlo tu per sapere la situazione. Pensa a quanto sarebbe semplice se potessi passargli la telefonata. Quanto tempo risparmieresti tutti i giorni ?
  3. Puoi ricevere solo una chiamata alla volta e Il secondo cliente che chiama al cellulare trova occupato. Devi quindi richiamarlo e probabilmente poi sarà lui impegnato e perderai ancora tempo nell’inseguirlo quando probabilmente poteva rispondere il tuo collega.

Come risparmiare tempo gestendo le chiamate anche fuori sede

Per gestire al meglio le telefonate di Francesca la soluzione migliore è quella di poter gestire le telefonate anche fuori dalle mura dell’ ufficio. In che modo ? Con il sistema ComunicaFacile è possibile ricevere le telefonate utilizzando il solo numero aziendale.

Infatti i clienti chiamano in azienda solo in certi orari e Francesca e la sua socia decidono chi può rispondere. Se nessuno è disponibile in automatico ricevono via mail il messaggio che ha registrato il cliente.

Se sono fuori ufficio, possono comunque rispondere alle telefonate dei clienti tramite un’ app dedicata, oppure possono decidere di attivare la segreteria se non sono disponibili.

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